La migración del sistema de gestión hotelera (PMS) es una de las decisiones tecnológicas más importantes y potencialmente disruptivas que un hotel puede tomar. Cuando se realiza correctamente, se desbloquea eficiencia, ingresos y una mejor experiencia para el huésped. Sin embargo, cuando se hace mal, puede causar caos operativo, frustración del personal y costosos retrasos.
La mayoría de los proyectos fallidos no colapsan porque la tecnología era incorrecta. Fallan porque el hotel no estaba preparado para lo que realmente implicaba el cambio.
Error 1: Pensar que es solo un reemplazo
La concepción más común al migrar un PMS es tratarlo como un reemplazo idéntico. Un PMS no es solo otra herramienta; es la columna vertebral operativa. Abarca reservas, limpieza, finanzas, distribución, pagos, comunicación con el huésped, entre otros.
Si simplemente replica su configuración anterior en un sistema nuevo, llevará consigo todas las ineficiencias y procesos obsoletos que ya tenía. Un cambio de PMS es una oportunidad para repensar cómo funciona su hotel, desde los flujos de trabajo hasta las estructuras tarifarias, y alinearlo todo con la experiencia que desea ofrecer a los huéspedes.
Error 2: Dejar al personal fuera del proceso
La decisión de cambiar el PMS suele provenir de la propiedad o del equipo ejecutivo. Pero para el personal de primera línea, como recepcionistas, auditores nocturnos y personal de limpieza, puede parecer un cambio por el simple hecho de cambiar. Si no entienden por qué está sucediendo, la resistencia es inevitable.
Es importante comunicar la visión desde el principio. Explique a su equipo cómo la automatización reducirá tareas repetitivas, cómo las herramientas móviles facilitarán su trabajo y cómo el cambio beneficiará a los huéspedes. Involúcrelos en el proceso; conocerán sus puntos de dolor operativos y cómo podrían resolverse.
Error 3: Ignorar la estructura tarifaria
En muchos hoteles, los planes tarifarios se multiplican con el tiempo. Hay propiedades pequeñas con más de 150 tarifas activas, muchas de ellas sin uso durante años. Llevar ese desorden a un nuevo PMS dificulta la configuración, confunde al personal y ralentiza el sistema.
Use la migración como una oportunidad para limpiar. Audite sus tarifas, elimine las que no se han reservado en el último año y simplifíquelas para alinearlas con su estrategia de ingresos antes de la implementación. Mejor aún, aproveche la oportunidad para incorporar un sistema de gestión de ingresos (RMS) como Atomize.
Error 4: Subestimar la migración de reservas
Si hay una parte de un cambio de PMS que puede descarrilar todo, es la migración de reservas. Cada reserva que se migra necesita las fechas correctas, precios y datos del huésped. Incluso un pequeño error multiplicado por cientos o miles de reservas puede causar problemas importantes al hacer el check-in.
Realice una prueba piloto de su migración en un entorno de demostración primero. Involucre a su gestor de canales si utiliza uno. Comprenda qué se puede y qué no se puede transferir automáticamente; elementos como los rastros a menudo requieren trabajo manual, y planifique una última revisión para detectar inconsistencias.
Error 5: No prepararse para el día de la implementación
El día de la implementación no es solo un "encender y continuar". Es un día en el que el flujo de trabajo habitual se interrumpe y cada departamento se adapta en tiempo real.
Cree una historia detallada para el día. Delinee exactamente cuándo se cerrarán los libros, cuándo se importarán las reservas y qué tareas manuales aún serán necesarias. Programe personal adicional, proporcione soporte práctico y realice escenarios de reservas reales con anticipación, no solo capacitación teórica.
Error 6: Aferrarse a sistemas obsoletos durante demasiado tiempo
El mayor competidor de la mayoría de los proveedores de PMS no es otro PMS; es la inercia. Si su sistema actual no está evolucionando para satisfacer las expectativas modernas de los huéspedes o sus planes comerciales futuros, ya lo está frenando.
Solicite a su proveedor que le muestre su hoja de ruta. Si no pueden demostrar cómo su producto ayudará a ofrecer mejores experiencias a los huéspedes en los próximos 3-5 años, puede ser el momento de cambiar.
Dos oportunidades pasadas por alto en la pila tecnológica
Cuando los hoteles cambian de PMS, a menudo se enfocan en las operaciones centrales pero pasan por alto otras categorías que pueden transformar el rendimiento. Aquí hay dos grandes oportunidades a considerar:
- Pagos: Una buena integración (o solución integrada) puede ahorrar horas de trabajo de conciliación cada semana y reducir errores costosos.
- CRM: Un CRM específico para la hospitalidad le ayuda a captar huéspedes de OTAs y fomentar la lealtad a través de ofertas segmentadas según patrones de reserva y preferencias de los huéspedes.
Tres reglas de oro
¿Está considerando cambiar su PMS? Aquí hay tres reglas de oro a seguir antes de realizar el movimiento:
- Arregle lo básico primero: Limpie sus libros, simplifique las tarifas y asegúrese de que su configuración actual sea correcta antes de migrar.
- Manténgase actualizado: Implemente todas las funciones e integraciones relevantes, incluso antes de cambiar. Puede descubrir que puede resolver problemas sin migrar en absoluto.
- Obtenga ayuda experta: Un consultor experimentado o un gerente de implementación puede ver los obstáculos antes que usted y guiarlo a través de ellos.
Cambiar su PMS es una oportunidad rara para reinventar cómo opera su hotel. Con la preparación, comunicación y enfoque adecuados, no tiene que ser un salto al vacío; puede ser un salto hacia adelante.
Fuente: Hospitality Net
